📚 Manual função a função

Financeiro: despesas, fluxo de caixa e calendário

Onde o dinheiro da loja sai, onde ele é conferido e como ler o extrato linha a linha.

9 min de leitura · Capítulo 12 de 30

Quatro telas que conversam entre si: Financeiro (a visão consolidada das receitas por forma de pagamento, com taxa e valor líquido), Despesas (o que você gasta), Contas a Pagar (o calendário dos vencimentos) e Fluxo de Caixa (o extrato). O dinheiro que entra é lançado no botão Faturar da O.S. ou da venda — isso está em Faturas e Contas a Receber.

Lançar uma despesa

📍Financeiro › Despesas

Botão Nova Despesa. Os campos:

Campo	O que faz
`Grupo`	a conta do seu plano de contas (Pessoal, Impostos e Taxas, Marketing...). Tem "+ Novo" ao lado
`Classificação`	a subconta (Aluguel, Energia, Salários). Opcional
`Valor`	quanto a conta custa. Compra em parcelas tem janela própria, veja abaixo
`Status`	nasce Pendente. Marcando Pago e informando a data, ela já entra no caixa
`Vencimento`	obrigatório — é por ele que a despesa entra no resultado do mês
`Pagamento` e `Conta`	quando o dinheiro saiu e de onde saiu

A despesa nasce Pendente. Ela vira saída de caixa quando você clica em Pagar e informa valor pago, data, conta e forma.

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O vencimento é obrigatório mesmo numa conta que você paga hoje. O DRE conta a despesa pelo vencimento; o Fluxo de Caixa, pelo dia do pagamento. Sem vencimento a conta sairia no extrato e sumiria do resultado do mês, fazendo o lucro parecer maior do que foi. Pagou na hora? Use a mesma data nos dois campos.

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O campo Valor pago já vem com o valor da conta e existe para quando ela varia: luz que muda, boleto com juros, desconto do fornecedor. Digite quanto saiu de verdade — a conta passa a valer esse número, e o previsto continua aparecendo embaixo dela na lista.

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Comprou no cartão de crédito da loja? Escolha o cartão em Conta: a despesa nasce paga, na data da compra, e entra no lucro daquele mês. O dinheiro só sai do banco quando você paga a fatura, no Contas a Pagar.

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Peça comprada vai no grupo Compra de Peças: a despesa sai do caixa, mas não abate o lucro do mês, porque o custo da peça já sai quando ela é vendida. Se a peça veio com nota, prefira lançar o pagamento na própria entrada da nota, que também coloca a peça no estoque.

Parcelada e fixa têm botões próprios

A Nova Despesa lança a conta que se paga uma vez. No fim dela há dois atalhos, Vou pagar em parcelas e Repete todo mês, que levam junto o que você já digitou.

Parcelada — botão Parceladas. Cada compra aparece numa linha só, com a barra das parcelas (verde paga, vermelha vencida, amarela a próxima), quanto falta pagar e quando termina. Em + Nova compra parcelada você informa o valor total (o sistema divide, e a sobra de centavos vai na última parcela) ou o valor de cada parcela, quantas são e o vencimento da 1ª. As seguintes caem no mesmo dia dos meses seguintes; mês sem dia 31 recebe o último dia.
Fixa (recorrente) — você cria um molde, mensal, semanal ou a cada 15 dias, e o sistema gera a conta sozinho. Gerencie no botão Contas Fixas, com Editar, Reajustar e Desativar. A lista vem separada por categoria e tem busca.

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Antes de salvar a compra parcelada, confira a lista: dá para mudar a data ou o valor de qualquer parcela, e marcar Pg. na entrada que já foi paga. Depois, Pagar a próxima paga a parcela mais antiga em aberto, e Editar muda grupo, conta e forma das parcelas que faltam, sem tocar nas pagas.

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Quitou a compra de uma vez? Lance o pagamento em Pagar a próxima, com o valor total, e só então use Encerrar: ele apaga as parcelas que não foram pagas. Encerrar antes de lançar o pagamento tira a dívida da tela sem registrar a saída do dinheiro.

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Editar não muda valor de conta fixa — valor é pelo Reajustar, que pergunta a partir de que mês vale. E o reajuste só alcança as contas que ainda vão ser criadas: se a conta do mês já apareceu na lista, ela fica com o valor antigo e você a corrige à mão. Reajustar ainda no mês anterior evita esse trabalho.

Ao editar uma parcela vinda de molde aparece "Aplicar também aos próximos meses": desmarcado vale só aquele mês; marcado, o molde e as contas em aberto mudam. Conta já paga nunca é tocada. Ao excluir uma conta de molde, o sistema já sugere desativar a recorrente também — desmarcando, some só aquele mês, e ele não volta a ser gerado.

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Despesa paga não se exclui: corrige-se. Excluir tira o valor do Fluxo de Caixa e do DRE, inclusive de meses já fechados, e o lucro daquele mês passa a aparecer maior do que foi — o erro que ninguém investiga, porque parece boa notícia. O sistema pede uma confirmação a mais mostrando valor e data, mas não há como desfazer.

O calendário de vencimentos

📍Financeiro › Contas a Pagar

O mês em calendário. No topo, dois números pedem atenção, Vencidas e Vencem em até 5 dias, e quatro dizem quanto falta pagar no mês: Avulsas a pagar + Parceladas a pagar + Fixas a pagar = Total a pagar no mês. Clique num dia para ver e pagar as contas dele. Despesas é onde você lança; Contas a Pagar é onde você vê o que vence e paga.

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Fixas são as contas que se repetem, como aluguel e luz. Nos meses futuros elas aparecem como previsão e só viram conta pagável quando o mês chega. A conta parcelada mostra a parcela num selo, como 2/4.

Cartões de crédito

Quando a loja tem uma conta do tipo Cartão de Crédito, aparece o bloco Cartões de crédito: quanto está em aberto em cada cartão, quantas compras foram lançadas desde o último pagamento e o dia do vencimento. Ele fica fora do Total a pagar no mês, porque parte das compras só cai na próxima fatura.

Pagar fatura abre a janela com as compras lançadas depois do último pagamento e o total em aberto. Digite o valor da fatura, a conta de onde sai o dinheiro e a data. Antes de confirmar, uma faixa diz o que acontece: o cartão fica zerado, continua em aberto o que é da próxima fatura, ou a fatura é maior do que o lançado, e aí falta lançar compra no cartão. No cartão pessoal, o botão é Devolver: é a loja devolvendo à pessoa o que ela pagou por contas da loja.

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Pagar a fatura não é despesa: é uma transferência do banco para o cartão. As compras já entraram no lucro quando foram lançadas. Lançada em Despesas, a fatura tira o mesmo gasto duas vezes do lucro; lançada como lançamento de caixa, deixa a dívida do cartão aberta para sempre.

O extrato

📍Financeiro › Fluxo de Caixa

Linha a linha, na ordem do dia, com saldo acumulado. Junta cinco origens:

Entra no extrato	De onde vem
Recebimentos de O.S.	do botão Faturar da O.S.
Recebimentos de venda	do botão Faturar da venda
Despesas pagas	da tela Despesas
Transferências entre contas	do botão Transferência e do Pagar fatura
Lançamentos manuais	do botão Lançamento

Despesa pendente não aparece — ela entra no dia em que você marca como paga.
Transferência gera duas linhas: saída na conta de origem, entrada na de destino.
Filtrando a conta de um cartão da loja, o alto da tela mostra a fatura em aberto e o botão Pagar fatura. As compras aparecem no dia em que foram feitas; com todas as contas, elas não saem do caixa. O que sai é o pagamento da fatura, no dia em que foi pago.
Transferência e lançamento manual não entram no DRE. Se o que você lança é despesa de verdade, lance em Despesas, senão ela nunca aparece no resultado do mês.

Captura pendentefluxo-caixa

O extrato com o saldo acumulado na última coluna.

O cartão Saldo Anterior é tudo que aconteceu antes do período na tela — por padrão, a partir de janeiro do ano filtrado; marque "Saldo anterior total" para somar toda a história da loja. Filtrar uma conta muda esse número; buscar por texto, não. Filtrando um dia, o cartão vira "Saldo do Dia".

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O cartão Saldo Final do Mês é só créditos menos débitos daquele período; a coluna Saldo é o acumulado desde o Saldo Anterior. Cartão em R$ 3.000 e última linha em R$ 18.400 está certo.

O botão Lançamento cria um crédito ou débito avulso (aporte de sócio, acerto de caixa): o valor é sempre positivo, o sinal vem do tipo. "Zerar saldo a partir de uma data", no cartão de Saldo Anterior, faz o acumulado começar numa data sem apagar nada — o extrato antigo continua visível. Há ainda dois botões de exportação: Excel (a lista que está na tela) e CSV para o contador.

Onde as pessoas erram

"Filtrei uma conta e sumiu dinheiro." Despesa paga sem conta escolhida some de qualquer filtro por conta. Edite a despesa e informe a conta.
"A despesa está paga e não aparece no DRE do mês." O DRE conta pelo vencimento; pagou em julho uma conta de junho, ela está em junho.
Confira a conta em cada lançamento. O sistema lembra a última usada, e é assim que o PIX acaba na conta da maquininha.

O resultado do mês está em DRE.

A conferência da gaveta está em Controle e Fechamento de Caixa.

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